Vì Sao Sinh Viên Bán Hàng Online Nhỏ Lẻ Cần Công Cụ Quản Lý Đơn Hàng
Quản lý đơn hàng thường chỉ thấy khó đúng lúc bận nhất. Chín giờ tối, vừa đóng laptop sau buổi học online. Điện thoại đã có sáu tin nhắn khách hỏi dồn: “đơn em tới đâu rồi?”. Nhiều sinh viên bán hàng online mà đội ngũ chúng tôi từng đồng hành đều gặp cảnh y hệt. Một tay cầm vở ôn thi, tay kia lướt tin nhắn liên tục.
Vấn đề không nằm ở việc các bạn lười. Vấn đề nằm ở chỗ thời gian quá hiếm, còn đơn hàng thủ công lại cần ghi chép liên tục. Một cuốn sổ tay hay file Excel tưởng chừng gọn nhẹ. Nhưng chỉ cần quên cập nhật một buổi, đơn cũ đơn mới lẫn vào nhau ngay. Đến lúc kiểm lại tồn kho, nhiều bạn mới tá hỏa vì bán vượt số lượng thực có.
Càng Nhiều Khách, Càng Dễ Sót Đơn
Cái khó này tăng dần theo số lượng khách. Bán cho vài người quen thì nhớ hết trong đầu cũng được. Nhưng khi đơn tăng lên vài chục mỗi tuần, chuyện quên ghi hay ghi trùng xảy ra thường xuyên hơn hẳn. Chúng tôi từng nghe một bạn sinh viên năm ba kể lại chuyện của mình. Chỉ vì gõ nhầm một số trong địa chỉ giao hàng, đơn gần một triệu đồng bị hoàn về. Phí ship mất trắng, khách thì mất luôn niềm tin.
Sai lầm phổ biến nhất chúng tôi hay thấy là gộp chung đơn nháp với đơn đã chốt vào cùng một chỗ. Khách mới hỏi giá cũng bị ghi vào sổ y như khách đã chuyển khoản rồi. Đến cuối ngày, nhìn lại chẳng biết đơn nào thật, đơn nào chỉ mới hỏi cho vui. Mẹo nhỏ ở đây là tách riêng hai trạng thái, ngay từ lúc ghi đơn đầu tiên, đừng đợi đông khách mới sắp xếp lại.
Đây cũng là lúc nhiều bạn bắt đầu tìm hiểu những kiến thức nền tảng hơn. Ví dụ như kiến thức kinh doanh cần học khi khởi nghiệp nhỏ. Nắm được nền tảng đó giúp tránh sai lầm ngay từ khâu quản lý cơ bản.
Một công cụ quản lý đơn hàng phù hợp không giúp bán được nhiều hơn ngay lập tức. Nó giúp phần việc lặp đi lặp lại — ghi đơn, kiểm tồn, nhắc khách thanh toán — bớt chiếm thời gian. Nhiều bạn kể lại mỗi ngày tiết kiệm được khoảng nửa tiếng, nhờ không còn phải dò lại tin nhắn cũ để tìm đơn. Thời gian đó, dùng cho việc học vẫn hợp lý hơn nhiều.
Những Ứng Dụng Theo Dõi Bán Hàng Hợp Túi Tiền Sinh Viên
Không phải sinh viên nào cũng có ngân sách mua phần mềm quản lý chuyên nghiệp giá vài trăm nghìn một tháng. May mắn là phần lớn nhu cầu ở giai đoạn mới bắt đầu chỉ cần công cụ miễn phí. Một số ứng dụng miễn phí hoàn toàn tới mốc khoảng năm mươi đơn mỗi tháng. Vượt mốc đó mới tính phí vài chục nghìn đồng.
- Ứng dụng sổ bán hàng miễn phí: ghi đơn, tính doanh thu ngay trên điện thoại. Phù hợp quy mô vài chục đơn mỗi tuần.
- Công cụ tích hợp quản lý tồn kho: lên đơn là số lượng tồn tự trừ. Tránh cảnh nhận đơn cho món đã hết hàng.
- Ứng dụng dùng tốt trên điện thoại: xử lý đơn ngay trên tay, không cần mở máy tính. Hợp với sinh viên di chuyển liên tục giữa nhà, trường, chỗ làm thêm.
Đừng Chọn App Chỉ Vì Giao Diện Đẹp
Với các bạn bán mặt hàng có vòng quay nhanh như quần áo, phụ kiện, phần tồn kho càng quan trọng. Ví dụ dễ thấy nhất là kinh doanh mỹ phẩm online. Mỹ phẩm có hạn sử dụng. Nhập sai số lượng vừa đọng vốn, vừa dễ hết hạn trước khi bán hết.
Một lưu ý nhiều bạn hay bỏ qua: giao diện đẹp không đồng nghĩa với thao tác nhanh. Hãy thử ghi khoảng mười đơn giả để xem thao tác có nhanh không. Chúng tôi từng thấy một app phổ biến nhưng lưu đơn chậm, giờ cao điểm còn bị treo. Nhiều bạn vì vậy quay lại dùng sổ tay cho chắc.
Một sai lầm khác ít ai để ý là không sao lưu dữ liệu định kỳ. Điện thoại hỏng hay mất máy, mất luôn cả sổ đơn hàng đã ghi chép bấy lâu nay. Mẹo của chúng tôi là chọn app có lưu trên đám mây. Hoặc tự chụp lại màn hình sổ đơn mỗi tuần một lần cho chắc ăn.
Khi shop online đông khách tới mức nhắn tin không còn xuể, một số bạn tính tới việc có hẳn một gian hàng riêng. Lúc đó, dịch vụ thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp giúp việc chốt đơn gọn hơn nhiều. Khách tự chọn hàng, tự đặt, dữ liệu đơn đổ về một chỗ thay vì rải rác nhiều nền tảng.
Dùng Công Nghệ Sao Cho Việc Học Vẫn Được Ưu Tiên
Đội ngũ chúng tôi từng hỏi một bạn sinh viên năm hai bán trà sữa túi lắc: “Bí quyết nào để vừa học vừa bán mà không đuối?”. Bạn ấy trả lời khá đơn giản: cố định một khung giờ mỗi ngày để xử lý đơn. Không làm việc này rải rác suốt cả ngày.
Cách làm cụ thể là dồn việc xác nhận đơn, đóng gói, trả lời tin nhắn vào một, hai khung giờ cố định. Ví dụ bảy giờ sáng trước khi lên lớp, và chín giờ tối sau khi học xong. Ngoài khung giờ đó, thông báo đơn vẫn vào nhưng bạn không mở ra xử lý ngay. Cách này nghe đơn giản, nhưng hiệu quả rõ rệt. Nó tránh được cảnh cứ mười lăm phút lại bị gián đoạn việc học vì một tin nhắn khách.
Để Máy Làm Thay Việc Lặp Lại
Phần lớn app quản lý hiện nay đều có tính năng tự động hóa cơ bản. Tin nhắn xác nhận đơn tự gửi ngay khi khách đặt, khách yên tâm dù bạn đang ngồi trong lớp. Lời nhắc thanh toán cũng tự bắn ra sau một, hai ngày nếu khách chưa chuyển khoản. Những việc lặp đi lặp lại này giao cho hệ thống làm thay, bạn chỉ cần xử lý trường hợp đặc biệt.
Nhiều bạn cài đặt tự động nhưng quên chỉnh khung giờ gửi. Tin nhắn nhắc nợ bắn lúc nửa đêm khiến khách khó chịu, có người còn hủy đơn luôn vì thấy phiền. Mẹo là kiểm tra kỹ khung giờ gửi tự động trước khi bật tính năng này, tránh làm phiền khách ngoài giờ hành chính.
Biết Dừng Đúng Lúc, Đừng Ôm Hết Một Mình
Có một ranh giới mà nhiều bạn sinh viên hay quên: biết dừng đúng lúc. Bán hàng chạy tới mức phải thức khuya đóng gói hàng đêm là dấu hiệu quy mô đã vượt quá thời gian bạn có. Bỏ buổi học để canh đơn cũng vậy. Lúc đó, thay vì ôm hết một mình, nhiều bạn chọn thuê thêm người đóng gói bán thời gian. Có bạn chọn tạm ngừng nhận đơn mới vào mùa thi.
Khi việc kinh doanh phát triển ổn định, không ít bạn bắt đầu tìm hiểu quy trình pháp lý. Chẳng hạn tìm hiểu dịch vụ thành lập công ty cho sinh viên mới bắt đầu. Bước này giúp chuẩn hóa việc buôn bán trước khi mở rộng thêm quy mô.
Nhưng đó là chuyện của giai đoạn sau. Ở giai đoạn còn ngồi trên ghế nhà trường, mục tiêu quan trọng nhất vẫn là giữ việc bán hàng gọn gàng. Đừng để nó lấn hết khung thời gian dành cho việc học.
Chọn Đúng Công Cụ, Bán Hàng Và Học Hành Đều Nhẹ Gánh
Công nghệ không thay bạn quyết định bán gì hay bán cho ai. Nó chỉ giúp bớt thời gian cho những việc lặp đi lặp lại như ghi đơn, kiểm tồn, nhắc khách, để bạn dành thời gian đó cho bài vở. Chọn một ứng dụng vừa sức quan trọng hơn là chọn một ứng dụng nhiều tính năng nhưng dùng nửa vời rồi bỏ.
Nếu bạn đang loay hoay giữa sổ tay và hàng chục tin nhắn khách mỗi ngày, hãy thử ngay một ứng dụng. Chọn loại miễn phí, quản lý đơn hàng ngay trong tuần này. Dùng thử với vài chục đơn thật trước khi quyết định gắn bó lâu dài. Việc học vẫn nên đứng trước. Công cụ tốt sẽ giúp việc bán hàng không kéo bạn chệch khỏi mục tiêu đó.
