Lớp đông học viên nhưng sổ sách vẫn nằm rời rạc
Nhiều chủ trung tâm nhỏ bắt đầu từ chính chuyên môn của mình. Bạn giỏi giảng dạy, biết giữ chân học viên và tự làm truyền thông theo cách riêng. Đến phần tài chính thì không ít người lại chần chừ. Lớp đông, học phí đóng theo tuần, phiếu thu viết tay nằm lẫn trong ngăn kéo.
Chúng tôi từng gặp không ít trường hợp như vậy. Có một chủ trung tâm khoảng 200 học viên, tiền đóng đều đặn mỗi tháng. Thế nhưng khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, họ không tìm đủ chứng từ cho một quý. Chuyện này không hiếm. Gốc rễ thường nằm ở việc chưa ghi chép ngay từ ngày đầu mở lớp, khi mọi thứ còn đơn giản.
Vì sao doanh thu học phí cần theo dõi chặt chẽ? Học phí là khoản tiền người học đóng trước cho những buổi học chưa diễn ra. Nếu không theo dõi theo từng học viên và từng kỳ, bạn sẽ khó phân biệt đâu là tiền đã kiếm được và đâu là tiền phải hoàn lại khi có người nghỉ giữa khóa. Thiếu sự rành mạch ấy, mọi quyết định mở thêm lớp hay tuyển thêm giáo viên đều dựa trên cảm tính.
Trung tâm đào tạo nhỏ thu tiền theo những cách nào
Cách thu tiền của trung tâm khác hẳn một cửa hàng bán lẻ. Có nơi thu theo tháng, có nơi thu theo khóa ba hoặc sáu tháng, có nơi cho đóng một lần cả khóa để nhận ưu đãi. Mỗi kiểu kéo theo một cách hạch toán riêng. Chọn sai ngay từ đầu sẽ khiến việc đối chiếu về sau khó hơn nhiều.
Học phí thu trước nghĩa là tiền đã vào tài khoản nhưng bạn chưa dạy xong. Phần chưa học thường được hiểu như nghĩa vụ phải thực hiện trong thời gian tới. Chúng tôi khuyên chủ trung tâm nên có một bảng đơn giản ghi từng học viên: đã đóng bao nhiêu, đã học bao nhiêu buổi, còn lại bao nhiêu. Bảng này chỉ cần cập nhật mỗi tuần, nhưng giúp bạn nhìn rõ dòng tiền hơn hẳn.
Khi học viên nghỉ giữa khóa, bài toán hoàn phí xuất hiện. Cách tính và thời hạn mỗi nơi một kiểu. Điều quan trọng là điều kiện phải được ghi rõ ngay lúc đăng ký. Không có giấy tờ, việc hoàn tiền rất dễ thành tranh cãi, và sổ sách cũng khó khớp với thực tế. Những giấy tờ nên có gồm:
- Phiếu thu hoặc hóa đơn cho từng khoản học phí
- Hợp đồng hoặc đơn đăng ký ghi rõ thời hạn và điều kiện hoàn phí
- Đơn xin nghỉ có chữ ký khi học viên rời khóa
Chứng từ nên giữ thế nào? Nói dễ hiểu, chứng từ là bằng chứng cho thấy một khoản thu hay chi thực sự đã xảy ra. Bạn nên lưu cả bản giấy lẫn bản điện tử, đặt tên file theo tháng và tên học viên. Làm vậy, khi cần tìm chỉ mất vài phút thay vì lật cả chồng hồ sơ.
Chi phí vận hành một trung tâm nhỏ gồm những khoản nào
Chi phí của một trung tâm nhỏ thường rơi vào bốn nhóm: thuê mặt bằng, lương giáo viên, học liệu và quảng cáo. Thuê mặt bằng ở TPHCM có thể chiếm phần lớn nếu bạn đặt cơ sở ở khu trung tâm. Lương giáo viên biến động theo số buổi dạy và hình thức hợp đồng. Người dạy toàn thời gian khác hẳn người dạy bán thời gian tính theo giờ.
Học liệu là khoản dễ bị bỏ quên. Sách, giáo trình, bản in đề thi, thậm chí phần mềm học trực tuyến đều là chi phí thật, nên cần ghi lại đầy đủ. Quảng cáo trên mạng xã hội thường tính theo lượt hiển thị hoặc theo ngày, còn hóa đơn thì hay nằm trong email. Nếu không lưu ngay, cuối tháng bạn sẽ không nhớ mình đã chi bao nhiêu.
Cách phân loại chi phí quyết định cuối tháng bạn có rối hay không. Chúng tôi thường chia làm ba nhóm: chi phí cố định như thuê, điện nước và phần mềm; chi phí theo lớp học như lương giáo viên và học liệu; và chi phí marketing. Chỉ cần làm đúng ba nhóm này từ đầu, bạn sẽ thấy ngay lớp nào đang có lãi, lớp nào đang lỗ.
Tự làm kế toán: lợi và hại trong thực tế
Nhiều chủ trung tâm chọn tự làm kế toán vì nghĩ như vậy sẽ tiết kiệm. Suy nghĩ này có lý, nhưng phải tính thêm thời gian. Người vừa dạy học vừa tư vấn tuyển sinh lại phải ngồi đối chiếu sổ sách. Khoảng thời gian đó đáng lẽ dùng để chăm sóc học viên và cải thiện chất lượng lớp.
Rủi ro lớn nhất không nằm ở việc tốn công. Nó nằm ở chuyện khai sai hoặc nộp trễ kỳ báo cáo. Quy định về thuế và báo cáo tài chính có thể thay đổi, và tiền phạt nộp chậm thường đến nhanh hơn bạn dự tính. Theo quy định hiện hành, trách nhiệm kê khai vẫn thuộc về doanh nghiệp, dù bạn tự làm hay thuê bên ngoài.
Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc thuê đơn vị chuyên môn
Không phải trung tâm nào cũng cần thuê kế toán ngay từ đầu. Tuy vậy, có vài tín hiệu khá rõ cho thấy bạn nên cân nhắc. Khi số học viên tăng, bạn mở thêm lớp hoặc thêm cơ sở, khối lượng chứng từ sẽ nhân lên rất nhanh. Nhân sự tăng cũng kéo theo hợp đồng lao động và bảng lương phức tạp hơn.
Có trung tâm đến lúc phải nhờ người quen nhắc hạn nộp hồ sơ, hoặc để chứng từ chồng chất mà chưa kịp sắp xếp. Đó là dấu hiệu rõ ràng rằng công việc sổ sách đã vượt khả năng xử lý thủ công. Lúc này, thuê bên ngoài thường giúp bạn thở được. Bạn vẫn kiểm soát dòng tiền, còn phần kỹ thuật thì có người chuyên trách lo.
Chọn đơn vị làm kế toán cho trung tâm tại TPHCM
Khi tìm đơn vị làm kế toán, nên ưu tiên nơi đã từng làm việc với ngành giáo dục. Họ hiểu cách thu học phí theo kỳ, cách xử lý hoàn phí và các khoản thuế liên quan. Một đơn vị chưa từng phục vụ trung tâm đào tạo vẫn có thể làm tốt, nhưng bạn sẽ phải giải thích nhiều hơn trong những buổi đầu.
Quy trình bàn giao cũng quan trọng không kém. Hãy hỏi kỹ họ cần nhận chứng từ theo chu kỳ nào, dùng phần mềm gì và ai là người trực tiếp phụ trách hồ sơ của bạn. Đừng ngại yêu cầu gặp người này trước khi ký. Bạn cần biết mình sẽ làm việc với ai, thay vì chỉ nghe giới thiệu chung chung.
Muốn đối chiếu phạm vi dịch vụ, bạn có thể tham khảo công ty kế toán uy tín tại TPHCM và so sánh xem mỗi bên đang bao quát những việc gì. Nếu muốn xem nhanh các gói hiện có, bạn có thể đọc thêm chi tiết dịch vụ kế toán để nắm mức phí tham khảo.
Ngoài ra, nếu bạn cũng đang tìm một cơ sở đào tạo để gửi con em hoặc tự học nâng cao, hãy xem qua các tiêu chí chọn trung tâm tiếng Anh ở Bình Thạnh trước khi đăng ký. Việc so sánh kỹ từ đầu giúp bạn có góc nhìn của người trong nghề khi tự đánh giá chất lượng.
Phối hợp với kế toán để không bị động cuối quý
Thuê kế toán không có nghĩa là bạn buông hẳn việc sổ sách. Phối hợp đều đặn mới là chìa khóa. Chúng tôi thường đề nghị khách hàng gửi chứng từ mỗi tuần, thay vì dồn cả tháng hoặc cả quý vào một lần. Làm vậy, sai sót được phát hiện sớm và việc đối chiếu nhẹ nhàng hơn nhiều.
Thống nhất một đầu mối ở cả hai bên cũng giúp công việc trơn tru. Phía trung tâm nên có người gom chứng từ, phía kế toán cũng có người tiếp nhận và phản hồi. Khi có vấn đề, bạn biết hỏi ai, không phải vòng qua nhiều người mất thời gian.
Sai lầm hay gặp khi giao hết cho bên ngoài
Nhiều trung tâm nghĩ rằng đã thuê kế toán là yên tâm tuyệt đối. Thực tế không hẳn vậy. Sai lầm phổ biến nhất là không đọc báo cáo định kỳ. Báo cáo chính là nơi bạn nhìn thấy bức tranh tài chính. Nếu bỏ qua, bạn sẽ không biết có khoản nào bất thường cho đến khi quá muộn.
Sai lầm thứ hai là không lưu bản gốc hợp đồng với giáo viên và học viên. Khi phát sinh tranh chấp, bản gốc là thứ bạn cần nhất. Hãy giữ một bộ hồ sơ riêng, không chỉ để trong email của bên kế toán. Điều này nghe đơn giản, nhưng không ít trung tâm đã phải trả giá vì quên việc này.
Chi phí dịch vụ nên hỏi gì trước khi ký
Trước khi ký hợp đồng, bạn nên hỏi rõ ba điều: phạm vi công việc, cách tính phí và điều khoản phát sinh. Phạm vi công việc cần ghi cụ thể là làm sổ sách hàng tháng, lập báo cáo thuế, hay có đại diện làm việc với cơ quan thuế không. Việc nào không được ghi rõ đều dễ phát sinh chi phí về sau.
Cách tính phí có thể theo tháng, theo quý hoặc theo số lượng chứng từ. Với trung tâm nhỏ, gói theo tháng thường dễ dự trù hơn. Nếu học viên ít và chứng từ cũng ít, gói theo quý có thể tiết kiệm hơn. Hãy hỏi kỹ điều kiện chuyển gói khi quy mô thay đổi.
Theo quy định hiện hành, trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc doanh nghiệp, nên hợp đồng dịch vụ không thể thay thế việc bạn tự kiểm tra. Hãy đọc kỹ điều khoản về bồi thường và cách xử lý khi xảy ra sai sót.
Câu hỏi thường gặp
Trung tâm mới mở có cần kế toán ngay từ tháng đầu không?
Không nhất thiết phải thuê ngay, nhưng bạn nên có người ghi chép chứng từ từ tháng đầu. Nếu để đến tháng thứ hai, thứ ba mới bắt đầu, việc gom lại sẽ tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Một gói dịch vụ nhỏ cũng đủ tạo nền tảng ban đầu vững chắc.
Giữ chứng từ học phí bao lâu thì đủ?
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành thường kéo dài vài năm, tùy loại chứng từ. Để an toàn, bạn nên giữ lâu hơn mức tối thiểu, nhất là phiếu thu, hợp đồng và đơn hoàn phí. Chúng tôi thường khuyên lưu cả bản giấy lẫn bản điện tử.
Thuê kế toán ngoài có an toàn cho dữ liệu học viên không?
Dữ liệu học viên gồm họ tên, số điện thoại và thông tin thanh toán, nên cần được bảo mật. Khi chọn đơn vị, hãy hỏi họ lưu trữ dữ liệu ở đâu, ai được truy cập và có cam kết bảo mật bằng văn bản hay không. Chỉ gửi những thông tin thật sự cần cho việc làm sổ sách.
Trung tâm nhỏ nên chọn gói dịch vụ theo tháng hay theo quý?
Nếu số lớp và số học viên thay đổi nhiều mỗi tháng thì gói theo tháng linh hoạt hơn. Nếu hoạt động khá ổn định và chứng từ ít, gói theo quý thường tiết kiệm hơn. Bạn có thể bắt đầu theo tháng trong vài tháng đầu, rồi chuyển sang quý khi đã quen quy trình.
